Comecei a apresentação deste Modelo no boletim número 90, com o questionário. Na edição anterior (91) discorri sobre as inter-relações das quatro dimensões e apresentei o diagrama das “Dimensões dos Resultados”. Neste INCREMENTANDO 92 vou começar a explorar cada uma dessas 04 (quatro) dimensões, dando início por Dados, já que sem esta é impossível desenvolver as demais.
A dimensão Dados diz respeito às várias questões relacionadas a: controles, processos, sistemas e conciliações. Então pergunto: a configuração, utilização e conhecimento destas ferramentas estão permitindo obter, com confiabilidade e de forma rápida, todos os dados necessários para “alimentar” o painel de indicadores da empresa? Quanto mais o total das respostas se aproximar do 03 (três), mais significa que isto não acontece e mais terá que ser trabalhada essa dimensão Dados.
O mais comum é encontrarmos sistemas cuja implantação foi focada na operação, ou seja, o enfoque recai sobre faturar, pagar, receber e, em alguns casos, fornecer informações para a contabilidade fiscal. Normalmente, não há a devida preocupação com as definições de registros e parâmetros de tal forma que também seja possível obter as informações necessárias através do sistema.
Aliás, este é um dos motivos que fazem surgir os controles paralelos. As famigeradas planilhas de Excel. Por sinal, cuidar desta dimensão, dentre outras coisas, também implica em tentar eliminar qualquer controle que não esteja dentro do sistema. Isto porque planilhas eletrônicas não foram criadas com esta finalidade, mas com o
objetivo de, eventualmente, organizar os números de uma maneira diferente da que o sistema faz normalmente, e possibilitar uma casual visão diferente da situação. A parte isto, uma simples digitação sobre uma fórmula pode acontecer e facilmente passar desapercebido, e gerar informações irreais. E também porque criam uma grande dependência de quem elaborou. Por fim, exigem um retrabalho.
Bem, como o propósito disto tudo é incrementar resultados, aumentando conhecimentos através de informações, e Dados são matéria-prima de Informações, então o primeiro passo é exatamente saber quais indicadores (tema da dimensão Informações) contribuem com isso, o que contemplam e respectivos critérios.
Se por exemplo, for definido que é importante analisar margem de contribuição por cliente, então será preciso organizar processos, registros e/ou reconfigurar os parâmetros para obter relatórios com dados de faturamento e custos variáveis por cliente. Os relatórios existentes no sistema proporcionam tais dados? Não. São só ajustes no processo e/ou nos parâmetros? Não. Diante disto: vale mais a pena solicitar um desenvolvimento por parte dos fornecedores do sistema, elaborar um controle em planilhas ou alterar o indicador?
No exemplo acima seria desistir da análise de resultados por cliente. Isto resolvido, o passo seguinte é garantir a confiabilidade dos dados. Para tal, a ferramenta são as conciliações. A começar por caixa e bancos. Diariamente tem que ser verificado se saldos das contas correntes nos extratos são exatamente iguais aos números apresentados no sistema.
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| Liquidez | ||||||||||||||||||
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| *Quando se obtém prejuízo, não são calculados indicadores onde o denominador é o resultado operacional. Isto porque o objetivo destes é demonstrar a utilização do lucro. Isto é, quanto deste foi alocado em investimento operacional (variação da NCG), e/ou em outros investimentos (valores que nesses gráficos podem ser observados através da diferença entre formação de caixa total e operacional) e/ou fica retido no caixa. | ||||||||||||||||||
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