Cultura de Resultados na prática: reuniões que mostram entregas.
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HUMANIZAR OS NÚMEROS PARA PROSPERAR EM UMA NOVA ECONOMIA
Faz um tempo que não conto o que anda acontecendo na INCREMENTO. Para quem está chegando agora, vale uma rápida apresentação. A INCREMENTO é uma empresa de porte médio que, alguns anos atrás, levou um susto: o caixa secou no meio de um período de vendas crescentes. A partir desse episódio, o fundador, Erning (Sr. E), e o responsável pelas finanças, Denarius (Mr. D), com o apoio da INCREMENTAL reorganizaram os controles, criaram a Reunião de Resultados, trouxeram para as reuniões, a líder do comercial, Vendita (Sra. V), e o líder da produção, Producere (Sr. P). Na última vez que trouxe notícia deles, a equipe tinha acabado de entender a dinâmica do caixa. Mr. D havia proposto que cada um, nas reuniões, contasse o que estava fazendo para incrementar o lucro e reduzir a Necessidade de Capital de Giro.
Essa era uma reunião especial, onde fariam uma análise mais profundo dos últimos 12 meses. Mr. D abre o encontro lembrando o combinado e logo passa a palavra. Decidiram, no ritual, começar pelo comercial.
- Sra. V se prepara: Eu fui em três frentes. A primeira, atacar os descontos. Refizemos a política, identificamos os clientes que vinham puxando os maiores abatimentos e os classificamos. Boa parte daquele desconto era hábito antigo, sem contrapartida. Conversei pessoalmente com cinco clientes, expliquei o porquê do ajuste, mostrei o que continuamos entregando de diferente. Perdi um deles. Mantive os outros quatro com o desconto reduzido pela metade. Em valor, isso já significa mais R$ 38 mil de margem por mês.
- Sr. E intervém: Conta a parte que eu acho mais bonita.
- Sra. V, com um sorriso: A segunda frente foi prazo. Eu tinha medo de perder venda, mas testei propor pagamento em prazo menor para clientes que valorizam o nosso atendimento próximo. Em troca, oferecemos uma vantagem em serviço, no lugar do desconto tradicional. Sete clientes aceitaram. Reduzi o prazo médio de recebimento em três dias. Parece pouco. Em NCG, são quase R$ 200 mil que voltaram para o nosso caixa. A terceira frente foi a categoria Esperança. Treinamos a equipe nos cinco produtos que estavam vendendo pouco e visitamos clientes para apresentá-los. Dois desses produtos cresceram 40% no volume.
- Sr. P pega a palavra: Eu vou direto ao que mais doía. O estoque. Tínhamos 50 dias de prazo médio, lembram? Reuni a equipe e revimos item a item. Encontramos R$ 1,4 milhões parados em matérias-primas que rodavam pouco e em produto acabado de itens da categoria Osso. Negociamos a devolução de parte das matérias-primas, ajustamos os pedidos para os fornecedores que aceitavam lotes menores e fizemos uma campanha relâmpago de venda dos produtos parados, com a Sra. V no comando. Hoje, o prazo médio de estoque está em 41 dias. Sobre os fornecedores, conversei com os cinco principais, mostrei o histórico de pontualidade da INCREMENTO e pedi mais dez dias de prazo. Três aceitaram. O ciclo financeiro caiu de 55 para 49 dias.
- Mr. D anota e comenta: É uma redução enorme. E nos seus produtos, Sr. P?
- Sr. P prossegue: Comecei a abrir a estrutura de custos dos quatro produtos da categoria Osso. Em dois deles, descobri que a matéria-prima principal podia ser substituída por uma alternativa nacional, com qualidade equivalente e custo 18% menor. Estamos em fase de teste. Se confirmar, esses produtos saem da categoria Osso e devem virar Esperança.
- Mr. D fala da sua parte: Eu fiquei com três responsabilidades. A primeira, melhorar a qualidade da informação. As conciliações vêm contribuindo consideravelmente para ajustarmos uma série de problemas nos processos. A segunda, aproximar os indicadores das equipes. Cada área agora acompanha de dois a três indicadores próprios, mensalmente, sem precisar olhar para os Números Fundamentais. A terceira, o treinamento dos Destinos do Lucro para todos os colaboradores. Já passamos pela primeira turma. Nunca imaginei o efeito disso. Pessoas chegando para conversar comigo perguntando como ajudar a empresa a gerar mais resultado.
- Sr. E, que ouvia em silêncio, pede a palavra: Pessoal, deixem eu fazer a conta no guardanapo. Margem que voltou pelos descontos, NCG que entrou de volta no caixa pelos prazos e pelos estoques, redução de custos no horizonte. Estamos falando de uma melhora consistente no lucro e no caixa, sem aumentar o faturamento e sem cortar gente. Vocês fizeram em alguns meses um trabalho que, antes de termos esses indicadores e essas reuniões, levaria alguns anos para acontecer. E olha que provavelmente nunca aconteceria, porque a gente nem saberia onde mexer.
Cultura de Resultados se mede pelo que é feito entre uma reunião e outra. Indicadores existem para gerar pergunta, pergunta gera ação, ação gera entrega, entrega volta para a próxima reunião. Quando esse ciclo trava, a reunião vira ritual vazio. Quando esse ciclo gira, lucro e caixa se incrementam. O que a INCREMENTO mostra hoje é o que acontece quando os números deixam de ser planilha e passam a ser conversa entre pessoas que se sentem responsáveis pela empresa. E é aqui, em cada relato como esse, que se enxerga o tamanho da diferença que isso faz.
Marcelo Simões Souza
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